「紙の書類が多い」「Excelでの管理が複雑になっている」「同じ情報を何度も入力している」など、日々の業務の中には、デジタル化によって効率化できるものがあります。
一方で、いきなり大規模なシステムを導入すれば業務が改善するとは限りません。現在の業務を整理し、何をデジタル化するのか、どこを改善するのかを明確にすることが重要です。
当事務所では、労務管理やバックオフィス業務の現場を理解した社会保険労務士として、業務の整理からデジタルツールの活用まで、事業者のDX推進をサポートします。
このようなお悩みはありませんか？
- 紙の書類が多く、管理に時間がかかっている
- Excelでの管理が複雑になっている
- 同じ情報を複数の帳票に入力している
- メールや紙での申請・確認を減らしたい
- 社内の情報共有を効率化したい
- 従業員からの申請や届出をデジタル化したい
- 労務管理の業務を効率化したい
- 業務を担当者しか分からない状態から改善したい
- どこからDXを始めればよいのか分からない
- 高額なシステムを導入する前に、まず業務を整理したい
DXは「システム導入」から始めない
DXというと、新しいシステムやITツールを導入することをイメージするかもしれません。
しかし、業務の流れが整理されていない状態でシステムを導入すると、かえって業務が複雑になることがあります。
まず現在の業務を整理し、「何のために行っている作業なのか」「どこに時間がかかっているのか」「同じ情報を何度入力しているのか」といった点を確認することが大切です。
業務の見える化・整理
DXの第一歩として、現在の業務を整理します。
- 現在の業務の流れを整理する
- 紙・Excel・メールなどの情報の流れを確認する
- 重複している作業を確認する
- 手作業で行っている業務を整理する
- 担当者しか分からない業務を洗い出す
- デジタル化する業務と、あえて残す業務を整理する
業務を整理したうえで、どこをデジタル化すると効果が高いのかを検討します。
身近なデジタルツールを活用
DXは必ずしも大規模なシステムを必要とするものではありません。
現在利用しているMicrosoft 365などのサービスや、クラウド上の情報共有ツール、フォーム、ワークフローなどを組み合わせることで、日常業務を効率化できる場合があります。
- オンラインフォームによる申請・情報収集
- クラウド上での情報共有
- 定型的な作業の自動化
- データの一元管理
- 社内申請・承認のデジタル化
- 業務データの集計・可視化
事業者がすでに利用しているツールや予算、社内のITスキルなどを踏まえ、無理なく導入できる方法を検討します。
労務管理とDX
労務管理には、従業員情報の管理、各種申請、勤怠、休暇、社内規程の確認など、定型的な業務が数多くあります。
これらの業務を整理し、デジタルツールを活用することで、担当者の負担を減らし、情報を共有しやすくできる場合があります。
例えば、このような業務を検討できます
- 従業員情報の収集・管理
- 入社・退社時の情報収集
- 各種社内申請
- 休暇等の申請・管理
- 社内アンケート
- 労務関連情報の共有
- 定型的な集計作業
- 業務の進捗管理
「人が判断する仕事」と「自動化できる仕事」を分ける
すべての業務を自動化すればよいわけではありません。
例えば、従業員の個別事情を踏まえた労務判断や相談対応など、人が判断することに価値がある業務もあります。
一方で、定型的な入力、集計、通知、情報転記などは、デジタルツールによって効率化できる場合があります。
人が行うべき業務と、デジタル化できる業務を整理することで、限られた時間をより重要な仕事に使える環境を目指します。
小さく始めるDX
DXは、一度にすべてを変える必要はありません。
「毎月時間がかかっている作業を一つだけ効率化する」「紙で行っている申請を一つだけデジタル化する」など、小さな改善から始めることもできます。
- 現状を確認する
- 課題を整理する
- 改善する業務を決める
- 利用できるツールを検討する
- 小さく導入する
- 実際の運用を確認する
- 必要に応じて改善する
会社の規模やIT環境に合わせて、無理なく継続できる方法を考えることが重要です。
このような事業者におすすめです
- 紙やExcel中心の業務を見直したい事業者
- 業務の重複や二度手間を減らしたい事業者
- 社内の情報共有を効率化したい事業者
- 労務管理をデジタル化したい事業者
- 業務を担当者だけに依存する状態を改善したい事業者
- 大規模なシステム導入の前に、まず業務を整理したい事業者
- 身近なデジタルツールを活用して業務改善を始めたい事業者
対応できること
- 業務の現状整理
- 業務フローの整理
- デジタル化できる業務の洗い出し
- デジタルツールの活用方法の検討
- 労務関連業務の効率化に関する相談
- 社内情報共有の方法に関する相談
- 業務改善の進め方に関する相談
具体的なシステム開発や専門的なITインフラ構築などについては、必要に応じて専門事業者との連携を検討します。
労務の専門家だからこそできるDX
労務管理のDXでは、単に作業をデジタル化するだけでなく、労働・社会保険に関する制度や個人情報の取り扱い、実際の職場での運用などを考慮する必要があります。
当事務所では、社会保険労務士として労務管理を理解したうえで、業務の整理とデジタル化を考えます。
代表プロフィール
まつもと なおき
松本 直樹
鉄道運転士として現場業務に従事した経験を活かし、経営と現場の両方に寄り添った対応を心掛けています。
労務管理、社会保険手続や許認可申請など、幅広いご相談に対応いたします。
資格
- 社会保険労務士
- 行政書士
対応分野
- 労務相談
- 労働・社会保険手続
- 許認可申請
まずはお気軽にご相談ください
「DXを進めたいけれど、何から始めればよいのか分からない」という段階でもご相談いただけます。
現在の業務を伺いながら、改善できるポイントやデジタル化の進め方を一緒に整理します。
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